En tant qu’intermédiaire entre la direction et les équipes de travail, l’assistante de direction est plus qu’une secrétaire, même si beaucoup de missions sont plus ou moins équivalentes. Selon son expérience et le besoin de l’entreprise elle peut être amenée, outre l’aide à la personne qu’elle assiste dans ses tâches quotidiennes, à superviser la communication externe ou les services généraux, à gérer une équipe administrative, à suivre la comptabilité et même se voir confier quelques missions au niveau des ressources humaines.
Il est certes tout à fait possible de devenir assistante de direction après quelques années d’expérience en tant que secrétaire. Mais il existe une formation permettant d’occuper ce poste directement après les études : le BTS SAM. A noter qu’il s’agit du nouveau nom du BTS Assistant de manager depuis septembre 2018, appellation qui avait elle-même remplacé celle d’Assistant de direction en 2008.
A/ Le programme du BTS Support à l’action managériale
Le BTS SAM, comme tout BTS, est soumis à un référentiel régissant entre autres le contenu de la formation et les modalités de certification. Les matières enseignées et leurs dotations horaires hebdomadaires, partagées entre cours et Travaux dirigés, sont les suivantes.
1) U1 – Culture générale et expression (années 1 et 2 : cours = 1h, TD = 2h)
Avec cette matière, il s’agit de développer la culture générale, l’esprit de synthèse et la qualité rédactionnelle de l’étudiante. Cette approche se fait par la lecture et l’étude de divers types de documents (oeuvres littéraires, presse, films…) liés aux questions d’actualité en tous genres, ainsi que par l’étude de deux thèmes imposés chaque année par l’Académie.
Les compétences attendues concernent la communication écrite (appréhension et réalisation d’un texte écrit, synthétisation d’informations) et la communication orale (adaptation à la situation, organisation d’un message oral).
2) U2 – Langues vivantes étrangères
- U21 – Langue vivante étrangère A (année 1 : cours = 2h, TD = 1h ; année 2 : cours = 2h, TD = 2h)
Extension, consolidation, approfondissement et diversification de la maîtrise de la langue par rapport aux connaissances déjà acquises, et étude spécifique du vocabulaire professionnel.
Les compétences attendues sont la compréhension et la production de documents écrits ainsi que la compréhension et la production orale. Elles reposent sur le niveau B2 du CECRL (Cadre européen commun de référence pour les langues – Apprendre, Enseigner, Evaluer).
- U22 – Langue vivante étrangère 2 (année 1 : cours = 2h, TD = 1h ; année 2 : cours = 2h)
Les compétences attendues sont identiques à la langue vivante A mais au niveau B1 du CERL.
3) U3 – Culture économique, juridique et managériale (années 1 et 2 : cours = 4h)
Les objectifs visés sont les suivants :
- analyses des situations auxquelles l’entreprise est confrontée ;
- exploitation d’une base documentaire économique, juridique ou managériale ;
- propositions de solutions argumentées ;
- établissement d’un diagnostic préparant une prise de décision stratégique ;
- exposition de l’analyse et des propositions de manière cohérente.
4) U4 – Optimisation des processus administratifs (années 1 et 2 : cours = 2h, TD = 2h)
- Conduite de l’action administrative en appui aux membres de l’entité ;
- conduite de l’action administrative en gestionnaire de projet ;
- contribution à la pérennisation des processus ;
- rationalisation de l’usage des ressources de l’entité.
5) U5 – Gestion de projet (années 1 et 2 : cours = 2h, TD = 2h)
- Formalisation du cadre du projet ;
- conduite d’une veille informationnelle ;
- suivi et contrôle du projet ;
- évaluation du projet.
6) U6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines (années 1 et 2 : cours = 3h, TD = 1h)
- Gestion de la relation de travail ;
- mise en oeuvre des actions d’amélioration de la qualité de vie au travail ;
- organisation du champ des relations sociales ;
- mobilisation des outils du développement de la performance individuelle et collective.
7) Unités facultatives
Langue vivante étrangère C (22h au total en année 2)
Le niveau à atteindre est le niveau B1 du CECRL en compréhension, production et interaction.Module de parcours individualisé (44h au total en année 2)
Construction d’une démarche personnelle d’acquisition de compétences complémentaires.
8) Stage professionnel
La formation comporte un stage professionnel obligatoire de 14 semaines, soit 70 jours répartis sur l’ensemble de la formation. Il est cependant conseillé de consacrer 2 à 4 semaines consécutives à un premier stage en première année et avant le second semestre afin de permettre à l’étudiante d’appréhender assez tôt le contexte professionnel.
Le programme comporte également des ateliers de professionnalisation et de culture économique, juridique et managériale appliquée (années 1 et 2 : cours = 6h), ainsi qu’un accès aux ressources informatiques de l’établissement à raison de 3h hebdomadaires en moyenne chaque année.
B/ Les épreuves du BTS SAM
Elles se partagent entre épreuves ponctuelles et contrôles en cours de formation.
1) Epreuve E1 – Culture générale et expression (coeff 3)
- Epreuve ponctuelle (4h)
Cette épreuve écrite, comportant deux parties, est basée sur trois à quatre documents de natures différentes liés à l’un des deux thèmes au programme de la deuxième année.
- Synthèse (notée sur 40) rédigée en confrontant les documents fournis ;
Ecriture personnelle (notée sur 20) consistant à répondre de façon argumentée à une question relative aux documents.
CCF : 3 situations d’évaluation (20 points chacune)
Deux évaluations relatives à l’appréhension et à la réalisation d’un message écrit (2h pour chacune) ;
- Une évaluation relative à la communication orale, ayant lieu lors de la soutenance du rapport de stage.
2) Epreuve E2 – Expression et culture en langue vivante étrangère
Sous-épreuve E21 Langue A (coeff ###2) et sous-épreuve E22 Langue B (coeff ###1) basées sur des documents en langue étrangère (écrits pour l’épreuve écrite et audio ou vidéo pour l’épreuve orale) en lien avec la profession.
- Epreuve ponctuelle écrite (2h)
- Compréhension de l’écrit : rédaction en français d’un compte rendu relatant les idées essentielles des documents supports.
Expression écrite : rédaction en langue étrangère d’un bref rapport ou courrier en rapport avec l’exercice de la profession.
Epreuve ponctuelle orale (20 minutes + 20 minutes de préparation)
- Préparation : deux écoutes des documents espacées de deux minutes avec possibilité de prise de notes par la candidate.
Restitution orale et entretien : compte rendu de l’écoute (environ 5 minutes) suivi d’un entretien servant à préciser certains points et à faire part des réactions à ces documents.
CCF écrit : deux évaluations aux modalités identiques à l’épreuve ponctuelle.
CCF oral : deux évaluations
- Compréhension de l’oral (20 à 25 minutes sans préparation) : compte rendu écrit ou oral en langue étrangère des documents audio ou vidéo.
- Expression orale (15 minutes + 20 minutes de préparation : présentation orale d’un document relatif au domaine professionnel étudié durant le temps de préparation + entretien.
3) Epreuve E3 – Culture économique, juridique et managériale (coeff 3)
- Epreuve ponctuelle (4h)
Elle se compose de deux parties indépendantes :
- l’une évaluant les compétences méthodologiques relatives à l’exploitation d’informations économiques et/ou juridiques ;
l’autre, s’appuyant éventuellement sur une documentation, visant à apprécier la réflexion et l’aptitude de la candidate à construire un développement structuré en réponse à une ou deux questions appartenant au domaine du droit, de l’économie générale, de l’économie d’entreprise ou associant deux d’entre eux.
CCF : deux évaluations d’au moins 2h chacune
L’une d’entre elle associe au moins deux des trois disciplines constituant l’unité et les trois domaines devront avoir été évalués.
4) Epreuve E4 – Optimisation des processus administratifs (coeff 4)
Cette épreuve s’appuie sur un dossier constitué par la candidate à l’aide d’outils numériques durant la formation, y compris les périodes de stage, et présentant des missions réalisées dans chacune des quatre activités du domaine d’activités de l’U4. Le dossier doit comporter :
- un sommaire ;
- le descriptif des missions, avec les tâches réalisées et leur contexte ;
- l’attestation de non plagiat de la candidate ;
- les attestations de stage ou les certificats de travail.
La description des missions s’effectue à l’aide de modèles de fiches. Au moins deux des missions doivent avoir été réalisées dans un contexte international.
Epreuve ponctuelle (55 minutes maximum)
Première partie (25 minutes maximum) : présentation en continu par la candidate de son parcours et des missions proposées, avec appui éventuel sur des documents.
Deuxième partie (30 minutes maximum) : entretien concernant les missions, les choix opérés ou les décisions prises.
CCF : identique à l’épreuve ponctuelle.
5) Epreuve E5 – Gestion de projet (coeff 4)
- Epreuve ponctuelle et en CCF identique (1h30)
Elle s’appuie sur un dossier présentant deux projets conduits par la candidate, un compte-rendu de la veille informationnelle concernant l’un des projets et une prestation orale et pratique. Les projets doivent répondre à des caractéristiques précises. L’épreuve comporte trois parties :
- préparation sur poste informatique (45 minutes maximum) : elle est destinée à répondre à la nouvelle demande associée au projet sélectionné par la commission ;
- simulation et entretien (30 minutes maximum) : présentation à la commission du résultat de la nouvelle demande en 10 minutes maximum + entretien de 20 minutes maximum pour approfondir les divers travaux présentés ;
- présentation de la veille informationnelle (15 minutes maximum) : présentation des travaux de veille lors de la conduite d’un projet, des outils utilisés et du résultat de la veille, en effectuant une démonstration de 5 minutes.
6) Epreuve E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines (coeff 4)
Epreuve écrite ponctuelle de 4h se présentant sous la forme d’une étude de cas et comportant deux parties indépendantes :
- réalisation, à partir d’un contexte donné et sous forme d’une note argumentée et structurée, d’un diagnostic relatif au management et à la gestion des ressources humaines d’une entreprise, faisant émerger une ou plusieurs problématiques de gestion des ressources humaines et proposant des solutions adaptées ainsi que les modalités de mise en oeuvre, de suivi et d’évaluation ;
- proposition et mise en oeuvre, à partir de la même situation de gestion, dans deux champs de la gestion des ressources humaines, répondant de manière argumentée à des évolutions du contexte initial.
7) Epreuve facultative 1 – Langue étrangère C
Epreuve orale de 20 minutes + 20 minutes de préparation consistant en un entretien dans la langue choisie à partir de documents en relation avec le domaine professionnel.
8) Epreuve facultative 2 – Module de parcours individualisé
Epreuve orale de 20 minutes partagée à parts égales entre un exposé dans lequel la candidate présente son besoin et sa démarche d’acquisition de compétences complémentaires et un entretien.