Au contraire de certaines professions, il n’existe aucune obligation de diplôme pour exercer celle d’assistante de direction et le recrutement peut tout à fait se faire en fonction de l’expérience de la candidate. Et nous parlons bien ici de « candidate », ce poste étant très majoritairement occupé par des femmes. Il est relativement fréquent que les premières armes de l’assistante de direction se soient faites à un poste de secrétaire polyvalente et, pour l’on ne sait trop quelle raison, le secrétariat appartient aux métiers typiquement féminins.
A/ Le métier d’assistante de direction
La finalité de ce métier est contenue dans son appellation : assister un chef d’entreprise, un cadre dirigeant ou un haut responsable dans l’exécution de ses tâches quotidiennes. L’assistante de direction est tout à la fois son bras droit et la personne de confiance qui se voit confier des missions variées et importantes. En premier lieu elle effectue les tâches traditionnelles d’une secrétaire :
- gestion de l’agenda et de l’emploi du temps de la direction (prise de rendez-vous, organisation de réunions…) ;
- rédaction de synthèses d’activités, de comptes-rendus de réunions, de résultats ;
- gestion des correspondances avec envoi et rédaction de courriers ;
- organisation de voyages et de déplacements ;
- filtrage des appels téléphoniques ;
- classement des documents.
Selon le type d’entreprise et le niveau du responsable qu’elle assiste, ses missions peuvent aller bien au-delà de ce côté purement administratif. Elle peut ainsi être chargée de la recherche de fournisseurs et des premières négociations, jouer un rôle dans la préparation d’un budget, participer à la communication interne et externe ainsi qu’au recrutement, coordonner le planning des équipes…
Si la structure le permet, l’assistante de direction peut disposer elle-même d’une secrétaire qui se charge de l’aspect administratif, lui libérant ainsi du temps pour assurer des missions de plus grande importance.
B/ Les qualités et compétences nécessaires
En raison de ses multiples activités, l’assistante de direction est rarement confrontée à la routine et se retrouve sur tous les fronts. Elle doit donc avant tout faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, de réactivité et de résistance à la pression et au stress.
Les impondérables peuvent faire partie de son lot quotidien ; face aux priorités arrivant à l’improviste, l’organisation et la méthode sont indispensables pour éviter de se laisser déborder.
L’assistante de direction entend et voit tout ce qui se passe autour de son patron, qui doit pouvoir lui faire une confiance absolue : la discrétion est donc un impératif inhérent à cette profession.
C’est aussi la personne qui agit souvent au nom de son supérieur, que ce soit en externe ou en interne, et qui reçoit ses visiteurs : il est évident que l’aisance relationnelle, la bonne présentation et le sens de la diplomatie s’imposent, ainsi qu’une excellente expression tant orale qu’écrite.
Pour exercer ses fonctions, l’assistante de direction s’appuie sur des compétences techniques qu’elle doit parfaitement maîtriser, à commencer par la connaissance de la bureautique et ses outils (traitement de texte, traitement de données, tableurs, messagerie, agenda électronique…).
Il est également indispensable de posséder un très bon niveau d’anglais et des connaissances dans au moins une autre langue. Les exigences des recruteurs dans ce domaine dépendent souvent de l’implantation géographique et des activités de l’entreprise.
Il peut également arriver, selon le type de structure, que l’on attende des connaissances complémentaires de l’assistante de direction : notions de commerce, de droit, de ressources humaines, de comptabilité.
C/ La formation au métier d’assistante de direction
Ainsi que nous l’avons dit, il arrive qu’une secrétaire « grimpe les échelons » en devenant assistante de direction une fois qu’elle maîtrise parfaitement les principaux outils et qu’elle a bien compris le fonctionnement des divers services et besoins de l’entreprise. En revanche, pour être recrutée directement à ce poste, il est fortement conseillé d’avoir la formation nécessaire.
Plusieurs diplômes de niveau Bac+2 donnent accès au métier d’assistante de direction. Avant d’atteindre ce stade, l’élève qui a choisi de suivre cette voie peut déjà s’orienter vers un Bac pro Gestion Administration (né de la fusion entre le Bac pro secrétariat et le Bac pro comptabilité) qui lui fournira de bonnes bases en gestion ainsi que des connaissances non négligeables en économie et en droit.
Dans le même ordre d’idée, on trouve également le bac STMG, bac spécialisé en sciences et technologies du management et de la gestion. Il apporte des enseignements en droit, économie, management, sciences de gestion et numériques.
Quel que soit le bac dont vous êtes titulaire, vous pourrez vous orienter vers un BTS, un DUT ou une licence pro.
1) BTS SAM
Le BTS Support à l’action managériale est le diplôme de référence pour la profession d’assistante de direction. Il met essentiellement l’accent sur les langues étrangères (deux obligatoires et une facultative), la culture économique, juridique et managériale, la conduite des processus administratifs, la gestion de projet et la collaboration à la gestion des ressources humaines.
A noter que ce diplôme s’appelait auparavant BTS Assistante de direction puis Assistante de manager, ce qui indique bien sa finalité.
2) BTS Gestion de la PME
Ex-BTS Assistant de gestion PME PMI, le diplôme du BTS Gestion de la PME forme à la gestion financière, comptable et administrative. Il offre une polyvalence permettant d’occuper divers postes administratifs et de seconder un dirigeant d’entreprise. Ses enseignements comportent la gestion de la relation avec les clients et les fournisseurs, la gestion du personnel, la contribution à la GRH, la participation à la gestion des risques, la culture économique, juridique et managériale, une langue étrangère obligatoire et une facultative.
Cette formation permet de travailler aussi bien comme secrétaire (polyvalente ou de direction), assistante commerciale, assistante ressources humaines, assistante de gestion ou assistante comptable.
3) Licence pro management des organisations
Cette licence professionnelle propose diverses spécialités mais, dans le cadre d’un parcours permettant de devenir assistante de direction, la spécialité Assistant de manager semble la plus indiquée.
Un tronc commun intervient en début de formation puis laisse la place à des enseignements de spécialisation et de professionnalisation. Le programme est donc le suivant : harmonisation (permettant l’intégration d’étudiants issus de filières diverses), deux langues étrangères (dont l’une visant un niveau d’excellence), théorie et outils du management des organisations, outils transversaux pour le management et la gestion, approfondissement professionnel en langues, approfondissement pro Assistant de manager, choix d’orientation (à effectuer entre Information et Communication ou Social-RH.
4) Titre professionnel assistante de direction
C’est sans doute l’option à privilégier pour une secrétaire polyvalente souhaitant s’orienter vers l’assistance de direction. Ce titre professionnel, répértorié au RNCP, est composé de trois certificats de compétences professionnelles : assister au quotidien un dirigeant et faciliter sa prise de décision, gérer le traitement, l’organisation et le partage de l’information, assister un dirigeant dans la prise en charge de projets.
5) Les formations à distance
De nombreuses écoles proposent des formations assistante de direction à distance. Cette option est effectivement très pratique pour qui souhaite se reconvertir ou évoluer sans quitter son emploi durant sa période de formation ; mais une attention particulière doit être apportée au choix de l’établissement et de sérieux comparatifs sont à effectuer en matière de programmes et de tarifs.
Ce choix de formation présente deux inconvénients majeurs. D’une part bon nombre d’entre elles acceptent les inscriptions quel que soit le niveau d’études de l’élève et sans aucune sélection. Etant donné que les formations « officielles » imposent d’être titulaire du baccalauréat, on peut craindre que le programme de formation soit aussi léger que les pré-requis.
D’autre part les écoles délivrent bien une attestation de formation en fin de parcours, mais ce type de document n’a qu’une valeur très relative, pour ne pas dire inexistante, aux yeux des recruteurs. En revanche certaines d’entre elles assurent la préparation à distance au titre professionnel mentionné ci-dessus. Quitte à opter pour une formation à distance, autant privilégier celle qui débouchera sur un titre reconnu et apprécié des employeurs.
6) Autres formations
Si les diplômes précédents sont recherchés par les dirigeants de PME/PMI, il arrive fréquemment que les grandes entreprises préfèrent se tourner vers des profils universitaires de type licence ou master (gestion, économie, langue, lettres ou droit). Il s’agit dans ce cas de postes spécialisés dans un domaine précis. Dans ce type d’entreprises, l’assistante de direction ayant elle-même une secrétaire pour assurer la partie bureautique et administrative, ce sont essentiellement ses connaissances spécifiques qui feront la différence.
D/ Le salaire et l’évolution de l’assistante de direction
Le salaire de l’assistante de direction peut être assez fluctuant selon la localisation et la taille de l’entreprise, le nombre de personnes qu’elle a en charge, le niveau hiérarchique de son supérieur, son expérience et ses attributions.
En moyenne une assistante de direction débute entre 1 800€ et 2 200€ bruts mensuels en fonction de tous ces critères. Mais cette rémunération peut aller jusqu’à 2 800€ à 3 500€.
L’évolution professionnelle de l’assistante de direction peut se faire de différentes façons. Elle est souvent liée à l’évolution de son supérieur et l’assistante s’élève dans la hiérarchie en même temps que ce dernier. En raison de l’importance de la demande, elle peut également postuler pour un poste équivalent dans une plus grande entreprise.
Avec de l’expérience elle a la possibilité de se spécialiser dans un domaine et accéder ainsi, entre autres, à un poste de responsable des services généraux, de responsable d’un service commercial, de chargée de communication, de chargée de production événementielle… Elle obtiendra ainsi le statut de cadre.