Le domaine des fiches de paie ne fait pas dans la simplicité : entre les spécificités par métiers, l’évolution permanente du droit social, le calcul des cotisations, l’établissement des bulletins de salaire relève parfois du casse-tête. En conséquence, si les PME sous-traitent généralement ce travail à des entreprises spécialisées ou à leur cabinet comptable, les grosses entreprises en revanche recherchent en permanence du personnel formé à cette mission. Et quand il s’agit d’une entreprise internationale, le gestionnaire de paie doit aussi tenir compte de la mobilité des salariés travaillant à l’étranger : impôts, règles sociales, etc. Les débouchés des spécialistes de la paie sont donc très variés, allant d’un cabinet de conseils à un cabinet de comptable, en passant par le service ressources humaines d’une entreprise.
Il n’existe que peu de formations dédiées de façon spécifique à la gestion de la paie, cependant plusieurs diplômes, allant de Bac+2 à Bac+3, peuvent conduire à cette profession. Un cursus dans le domaine juridique, la comptabilité, les ressources humaines ou la gestion des entreprises représentent un bon socle de base.
Afin de répondre à la demande, les universités et les écoles de commerce ont créé pour les étudiants des formations initiales débouchant sur une licence professionnelle « Gestion de la paie et du social ». Elle a pour objectif de former des gestionnaires de paie capables de saisir et contrôler les éléments de paie, d’assurer la gestion administrative du personnel et d’établir les déclarations sociales.
Ce projet national a été validé par le Ministère de l’enseignement supérieur et l’Ordre supérieurs des experts-comptables. Le fait que cette formation s’effectue essentiellement en alternance représente deux avantages : d’une part cette formule procure une expérience professionnelle d’autant plus appréciée des employeurs que le métier de gestionnaire de paie s’apprend surtout sur le terrain ; d’autre part, au vu du manque de personnel vraiment qualifié dans ce domaine, il n’est pas rare que le contrat d’alternance, qui rend le stagiaire immédiatement opérationnel, débouche sur un CDI.
Plusieurs formations peuvent donc conduire à la profession de gestionnaire de paie.
A/ BTS comptabilité et gestion
Accessible aux titulaires d’un Bac STMG option comptabilité et finance d’entreprise ou d’un Bac ES, cette formation dispense les fondamentaux techniques et opérationnels du domaine comptable. Avec un programme constitué de matières variées telles que l’économie, la gestion des relations sociales, les mathématiques, l’analyse de la situation financière, le traitement comptable et le contrôle des opérations commerciales, son titulaire est apte à effectuer des missions telles que le suivi de la trésorerie, les déclarations sociales et fiscales, les écritures comptables, l’établissement des fiches de paie.
Pour les étudiants, la préparation au BTS CG peut se faire en formation initiale, en alternance (formule à privilégier pour être immédiatement opérationnel) ou à distance. Pour les actifs, la formation professionnelle continue leur permet de l’obtenir à travers certains dispositifs tels que le Projet de transition professionnelle (ex-CIF), le compte personnel de formation (CPF) ou la validation des acquis de l’expérience (VAE).
B/ DUT Gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière
Le DUT GEA offre trois options, dont l’option gestion comptable et financière, et c’est un diplôme souvent considéré comme une référence par les recruteurs et les chefs d’entreprise. La formation s’effectue en deux ans, soit quatre semestres.
Les enseignements de la première année relèvent d’un tronc commun :
- UE 1 – Environnement des organisations – Introduction (expression-communication, langues, économie, introduction au droit, psychologie sociale et sociologie des organisations).
- Outils et techniques de gestion – Introduction (droit des obligations, introduction au management, comptabilité financière, initiation à la fiscalité et TVA, mathématiques pour gestion et statistiques, marketing).
- UE 2 – Environnement des organisations – Approfondissement (expression-communication, langues, environnement informatique, économie, institutions publiques françaises et étrangères, conception et méthodes d’anquête).
- Outils et techniques de gestion – Approfondissement (droit des affaires, gestion des ressources humaines, travaux d’inventaire et analyse des documents de synthèse, fiscalité des personnes physiques, calcul et analyse des coûts, probabilités, mathématiques financières).
Les enseignements propres aux options interviennent en deuxième année et viennent s’ajouter à un tronc commun.
- UE 3 – Management des organisations – Tronc commun (langues, économie, droit du travail, droit des affaires approfondi, fiscalité des personnes morales, analyses statistiques pour la gestion, stratégie d’entreprise) + modules complémentaires communs (méthodologie de gestion de projet, logiciel métiers, simulation de gestion).
- Outils de la gestion comptable et financière – Propres à l’option (expression-Communication des organisations de la GCF, Système de gestion de bases de données de la GCF, Projet Personnel et Professionnel GCF, Gestion financière, calcul et analyse des coûts, révision comptable, projet tutoré).
- UE 4 – Environnement et outils de la GCF – Tronc commun (expression-communication professionnelle, langues, économie, projet professionnel personnalisé, système d’information de gestion, contrôle de gestion et gestion prévisionnelle) + modules complémentaires communs (droit administratif, applications professionnelles statistiques, études de cas pratiques) + modules complémentaires propres à l’option (gestion de la trésorerie et diagnostic financier, spécificités fiscales et comptables des sociétés, tableaux de bord de gestion, logiciel de gestion de la paie).
Mise en situation professionnelle : projet tutoré et stage professionnel.
Le stage doit avoir une durée minimale de dix semaines. En règle générale il est réalisé en fin de deuxième année mais certains IUT préfèrent le scinder en deux stages distincts. Il donne lieu à la rédaction d’un rapport de stage détaillé qui fera l’objet d’une présentation orale. Attention à bien choisir un domaine d’activité qui vous plaise, surtout si vous envisagez une poursuite d’études, et qui soit également en adéquation avec vos connaissances. Rappelons que les stages supérieurs à deux mois, consécutifs ou non, sont rémunérés.
Il est bon de savoir que l’option GCF permet la validation par équivalence de plusieurs unités de valeur du DGC (diplôme de comptabilité et de gestion) ouvrant la voie au métier d’expert-comptable.
C/ Licence pro Gestion de la paie et du social
Cette licence peut être préparée en formation initiale ou en formation continue. Les conditions d’accès varient plus ou moins selon l’établissement.
- Formation initiale : étudiants titulaires de BTS ou DUT tertiaires, du DCG ou d’une L2 tertiaire (économie et gestion, administration économique et sociale, droit).
- Formation continue : techniciens supérieurs titulaires de diplômes de niveau III (Bac+2), salariés bénéficiant de la VAE ou de la VAP (validation des acquis professionnels).
1) Organisation de la formation
Cette licence ayant été créée en 2011 à l’Université Bordeaux IV, qui était la première habilitée à délivrer le diplôme, nous nous référerons à cet IUT quant à l’organisation de la formation. Celle-ci est d’une durée de 10 mois (de septembre à juin), avec un volume de 450 heures d’enseignement et 150 heures de projet tuteuré, réparties sur deux semestres et six unités d’enseignement.
Dans le cadre d’une formation en alternance, la présence en entreprise s’effectue tout au long de l’année, en début et fin de mois, avec soutenance du mémoire début juillet. Pour les demandeurs d’emploi et les autres étudiants, le stage va de début janvier à mi-juin avec l’équivalent de treize semaines en alternance. Chaque étudiant est encadré par un enseignant-conseil durant son immersion en entreprise.
Parmi les exemples de thèmes abordés en stage, on peut citer : construction du bilan social, mise en place de tableaux de bord « sociaux », évolution de la masse salariale, internalisation vs externalisation de la paie, paramétrages d’un logiciel de paie.
2) Contenu des enseignements
UE 1 – Outils de gestion – Mise à niveau et approfondissement (12 ECTS)
- Simulation de gestion (travaux de groupe sur un jeu d’entreprise en gestion)
- Outils informatiques (traitement de texte et tableur)
- Comptabilité et fiscalité de la paie (comptabilité approfondie des charges de personnel)
- Droit du travail individuel (contrat de travail, statut de salarié…)
UE 2 – Système d’information et gestion de la paie (12 ECTS)
- La paie : éléments de rémunération (salaire de base, absences rémunérées, solde de tout compte, détermination du salaire brut…)
- Les paies spécifiques (contrats spécifiques des secteurs marchand et non marchand)
- Les progiciels de paie (formation à un logiciel de paie)
- Traitement et déclaration des charges sociales et fiscales des salaires (bases de calcul et taux des cotisations sociales)
UE 3 – Projet tuteuré (6 ECTS)
- Gestion de projets et projet professionnel
- Mise en oeuvre de la gestion de la paie et du social (projet encadré donnant lieu à une soutenance)
UE 4 – Cadre économique et managérial des ressources humaines (6 ECTS)
- Economie du travail et théorie des ressources humaines (marché du travail, formation du salaire, politiques pour l’emploi)
- Organisation et gestion des ressources humaines (enjeux et mise en oeuvre de la GRH)
- Evolution de la masse salariale, tableau de bord (contrôle de gestion sociale et construction de tableaux de bord)
UE 5 – Cadre juridique et linguistique des ressources humaines (9 ECTS)
- Droit de la protection sociale (droit de la sécurité sociale, régime général…)
- Droit du travail collectif (institutions représentatives du personnel, négociation collective…)
- La paie dans le système d’information de l’organisation (constitution du dossier, relation avec les partenaires, cas transversaux…)
- Anglais appliqué aux ressources humaines (vocabulaire spécifique aux RH)
UE 6 – Stage ou alternance (15 ECTS)
- Mémoire, soutenance, et professionnalisation