Dans le cadre d’un cursus scolaire, la formation de gestionnaire de paie s’effectue généralement par le biais d’un BTS ou d’un DUT (Bac+2), qui peut être complété par la licence professionnelle Gestion de la paie et du social (GPS). Si l’on n’a pas suivi la formation initiale traditionnelle, cela ne signifie pas pour autant que l’on ne peut accéder à ce métier. La formation continue a justement pour vocation de permettre l’évolution ou la reconversion professionnelle tout au long de la vie active.
Il faut savoir que les subtilités de la paie ne s’apprennent pas totalement en cours mais s’affinent au fur et à mesure que l’on progresse sur le terrain. Les études supérieures donnent bien sûr les bases indispensables, mais ce n’est jamais qu’un tremplin. En outre la gestion de paie est un métier encore mal connu (et assez mal reconnu). A cheval entre les RH et la comptabilité, c’est pourtant un métier à part entière. Il est donc assez fréquent que l’attrait pour cette profession ne se révèle vraiment qu’après l’avoir cotoyé en travaillant dans les ressources humaines ou dans un cabinet comptable.
Il est certes possible de préparer le BTS CG ou le DUT GEA en formation continue. Dans ce cas la formation au DUT se fera seulement sur deux semestres au lieu de quatre. Mais il est plus fréquent, quand on possède déjà certaines bases, d’opter pour un titre professionnel ne dispensant que les enseignements liés à la spécialisation que l’on vise.
A titre d’exemples, nous allons étudier ici les formations proposées par trois organismes. Le titre professionnel délivré à l’issue de ces formations est inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles, donc sous l’autorité de la Délégation Régionale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle relevant du Ministère chargé de l’Emploi. Les compétences acquises étant identiques quel que soit l’organisme, le comparatif porte donc essentiellement sur l’articulation de la formation.
A/ CNAM
Cette formation « gestion de la paie » s’adresse aux salariés en activité ou en recherche d’emploi, ainsi qu’aux auditeurs libres souhaitant s’initier aux techniques de paie. Son objectif est de fournir les aptitudes à comprendre et mettre en place le processus de la paie, à assurer la prise en charge de la gestion du personnel d’une entreprise ou à créer et développer un service RH. Elle se déroule en présentiel le soir ou le samedi, parfois mixée avec des cours en ligne, durant un semestre à raison d’une fois par semaine.
Le plan de cours est le suivant.
- Principes d’élaboration d’un bulletin de paie prenant en compte la durée du temps de travail, les obligations légales, les congés payés, les absences, les mesures relatives à la protection sociale, les sorties, les exonérations de charge et les aides à l’emploi.
- Etapes du processus de paie permettant la mise en place de la paie au sein de l’organisation ou l’optimisation des relations avec les prestataires informatiques de logiciel paie.
- Principales déclarations administratives à effectuer.
- Eléments du salaire : salaire de base, SMIC, éléments soumis à cotisation, primes et gratifications, avantages en nature, éléments non soumis à cotisation.
- Durée du travail : travail effectif, heures complémentaires, heures supplémentaires.
- Vie du salarié : entrée, sorties, congés, absences.
- Charges sociales : Caisse de retraite, URSSAF, organisme de prévoyance, Pôle Emploi, déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles.
- Cas particuliers : stagiaires, apprentis…
Un examen en fin de cours valide la formation.
B/ AFPA
Cette formation qualifiante de gestionnaire de paie d’une durée de 910 heures, soit 6 mois environ, débouche sur un titre professionnel de niveau V (équivalent BTS/DUT). Le programme est composé de trois modules, complétés par une période en entreprise de six semaines. Une semaine d’intégration a lieu au préalable (accueil, présentation des objectifs de formation, connaissance de l’environnement professionnel, sensibilisation au développement durable, adaptation du parcours de formation).
Module 1 – Assurer la gestion des variables et paramètres de paie (4 semaines) :
- collecte et contrôle des variables et des paramètres de la paie des salariés ;
- traitement, contrôle et validation d’un bulletin de paie.
Module 2 – Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise (8 semaines) :
- analyse et gestion des informations liées aux relations du travail ;
- collecte des informations et traitement des évènements liés au temps de travail du personnel ;
- gestion des relations avec le personnel et les tiers.
Module 3 – Assurer la gestion de la paie et des déclarations sociales (6 semaines) :
- réalisation et contrôle des bulletins de salaire ;
- établissement et contrôle des déclarations sociales.
La session d’examen, étalée sur une semaine, permet d’obtenir le titre professionnel de gestionnaire de paie en validant l’ensemble des modules. Des certificats de compétences professionnelles (CCP), c’est-à-dire des qualifications partielles, peuvent également être obtenus selon les modules suivis et validés :
- CCP « Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise » (module 2)
- CCP « Assurer la production de la paie et élaborer les données de synthèse (module 1 + module 3).
C/ IFOCOP
Cet organisme propose une formation « gestionnaire de paie » en alternance sur une période de 8 mois (560 heures de cours suivies de 600 heures en entreprise). Le programme des cours est le suivant.
Réaliser la paie et établir les déclarations sociales
- Collecter et intégrer les éléments variables de paie
- Procéder aux différents calculs du bulletin de salaire cadre ou non cadre (du brut au net)
- Etablir et contrôler les paies spécifiques
- Appliquer les particularités liées aux conventions collectives
- Calculer les charges sociales et établir les déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelles)
Etablir la paie à l’aide du logiciel Sage paie
- Paramétrer le lociciel
- Editer et contrôler la paie
- Traiter les opérations de clôture de paie
Assurer la gestion administrative du personnel
- Utiliser les outils bureautiques dans sa pratique professionnelle
- Assurer la gestion et l’administration du personnel au quotidien
- Appliquer le droit du travail et la législation sociale
- Elaborer et faire vivre des outils d’aide à la décision : document unique, bilan social et tableaux de bord sociaux
- Gérer le départ du salarié en formation
- Gérer le départ à la retraite du salarié
Les modalités de certification sont les suivantes :
- contrôle continu (mises en situations professionnelles, projets, études de cas…) ;
- évaluation par le tuteur de la période en entreprise ;
- élaboration d’un dossier professionnel se rapportant à la période en entreprise.
D/ Les formations à distance
Plusieurs organismes proposent des formations à distance de gestionnaire de paie. Notre but n’étant ni de les décrier ni de les encenser, nous nous bornerons à prodiguer quelques conseils.
Avant d’arrêter définitivement un choix, il est indispensable d’effectuer un comparatif sérieux entre les tarifs et les programmes. Vous devrez aussi vérifier que la formation débouche sur une certification reconnue et non sur une simple attestation de formation qui n’a aucune valeur aux yeux des employeurs.
La formation gestionnaire de paie est assortie d’un stage en entreprise. Assurez-vous que l’organisme retenu fournit une convention de stage et qu’elle aide réellement ses élèves à en trouver un.
N’oubliez pas enfin que si la formation à distance permet de travailler à son rythme, elle nécessite une bonne dose de motivation. Orientez-vous de préférence vers une école où les professeurs sont joignables si vous rencontrez des difficultés sur certains sujets. Nombreux sont les exemples d’abondon de la formation pour cause d’isolement et d’absence de points de repère.