Si vous cherchez un métier de tout repos et qui ne représente pas par moment un véritable casse-tête, alors celui de gestionnaire de paie n’est vraiment pas fait pour vous. Chaque fin de mois ce dernier se retrouve en situation d’urgence pour établir les bulletins de paie des salariés : entre cotisations sociales, heures supplémentaires, congés maladie, primes et autres, il faut compter une vingtaine d’items dans chaque bulletin.
Bien sûr, une fois que le gestionnaire de paie a pris ses marques dans l’entreprise et qu’il s’occupe de salariés permanents à horaires fixes, les chose semblent assez simples. Mais entre l’évolution rapide de la législation et l’arrivée de nouveaux salariés nécessitant la mise en place de tout un paramétrage, le gestionnaire de paie doit se tenir constamment en veille pour éviter les erreurs. Et c’est un domaine dans lequel certaines qualités, à la fois personnelles et techniques, sont indispensables.
A/ Les missions du gestionnaire de paie
Le gestionnaire de paie n’est pas uniquement un spécialiste de la paie : il s’occupe également des formalités administratives liées à la gestion du personnel. Ses missions varient selon la structure qui l’emploie mais ses activités principales sont les suivantes.
1) Gestion des bulletins de salaire
- relevé et calcul des éléments de rémunération à périodicité variable ;
- contrôle de la durée de travail des salariés, des absences maladies, des congés payés… ;
- gestion des primes et indemnités ;
- saisie et vérification de chaque élément du bulletin de salaire avant son édition ;
- mise à jour des divers types de remboursement ou de prélèvement sur les salaires ;
- contrôle de l’application des règles sociales, de la rémunération, des conventions collectives (en particulier de la législation sur la durée du travail)… ;
- veille sur les décisions de la cour de cassation ou de la justice prudhommale, les conventions collectives, le droit du travail ;
- analyse post-paie et traitements associés ;
- réponses aux questions des salariés sur leur bulletin de paie.
2) Gestion des charges sociales
- établissement et maintien des relations avec les organismes sociaux ;
- établissement des déclarations sociales ;
- traitement, contrôle et suivi des cotisations (mensuelles, trimestrielles et annuelles).
3) Gestion de l’administration du personnel
- gestion des entrées et sorties des salariés ;
- tenue de tableaux de bord sociaux ;
- participation aux évolutions des outils informatiques.
B/ Le profil du gestionnaire de paie
1) Ses qualités
La qualité première est une discrétion absolue : le gestionnaire de paie est au courant des salaires de tout le personnel, y compris des dirigeants de l’entreprise, des congés maladie et autres évènements de la vie de tous les salariés. Le respect de la confidentialité de toutes ces informations est primordial.
La rigueur est indispensable dans cette profession. Toutes les étapes de la réalisation du bulletin de paie doivent être soigneusement contrôlées, d’autant que celui-ci est susceptible de varier d’un mois sur l’autre selon les situations professionnelles ou personnelles de chacun (maladies, vacances…) et les changements réglementaires. Aucun droit à l’erreur n’est permis.
Le gestionnaire doit faire preuve d’une parfaite organisation, ses tâches étant nombreuses : collecte et tri des informations, saisie et vérification des données, déclarations à l’administration dans les délais impartis, veille permanente (conventions collectives, textes de loi…) et mise à jour dans le logiciel de paie. Une bonne résistance au stress est recommandée en raison des montées en charge en fin de mois.
Etant parfois sollicité par les salariés pour répondre à des questions concernant leur bulletin de paie, il doit être disponible et posséder sens du relationnel et diplomatie pour traiter de sujets parfois délicats avec eux ainsi qu’avec la direction. Il doit également alerter celle-ci dès qu’il constate le moindre dysfonctionnement.
2) Ses connaissances
Sur le plan technique le gestionnaire de paie doit maîtriser les domaines suivants :
- législation sociale et contraintes légales liées à la rémunération ;
- règles de base de la paie ;
- droit de la sécurité sociale ;
- réglementation concernant la gestion du personnel ;
- rôle et fonctionnement des institutions et des organismes sociaux ;
- logiciels de paie et éventuellement de ressources humaines (Sage, Ciel…) ;
- plan comptable ;
- anglais professionnel.
C/ La formation gestionnaire de paie
Le métier de gestionnaire de paie requiert une formation de niveau Bac+2 ou Bac+3. Dans le cadre d’une reconversion professionnelle, il est également possible de suivre une formation pour adultes par le biais de la formation continue, sous réserve de posséder une certaine expérience professionnelle.
1) Formations Bac+2
BTS comptabilité et gestion
Cette formation s’adresse aux titulaires d’un Bac ES, Bac S, Bac STMG ou Bac pro. Elle comporte à la fois des matières propres à la comptabilité et à la gestion des entreprises. La préparation à ce diplôme peut s’effectuer en formation initiale mais il est fortement conseillé d’opter pour l’alternance qui permet d’acquérir une solide expérience professionnelle. De plus, outre l’exonération des frais de scolarité, l’étudiant bénéficie d’une rémunération.
DUT Gestion des entreprises et des administrations
A l’issue de la première année, constituée d’un tronc commun, un choix se fait parmi trois options, à savoir : gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion et management des organisations. Le futur gestionnaire de paie s’orientera tout naturellement vers la première de ces options qui met plus particulièrement l’accent sur les outils et l’environnement de la gestion comptable et financière.
2) Formation Bac+3
Licence pro Gestion de la paie et du social
Cette licence, validée en 2010 par l’ordre supérieur des experts comptables et le Ministère de l’enseignement supérieur, a été créée pour pallier au déséquilibre entre l’offre et la demande en matière de gestionnaires de paie. Ses titulaires sont en mesure d’assister un expert comptable ou un directeur des ressources humaines dans le domaine de la paie. C’est dire s’il s’agit d’un diplôme très recherché par les employeurs.
L’accès à cette formation nécessite d’être titulaire d’un Bac+2 (DUT GEA, BTS CG, BTS Gestion de la PME, L2 droit privé, L2 économie et gestion…). Elle s’effectue en alternance et dispense des enseignements portant sur l’environnement juridique et comptable, le cadre économique et managérial des ressources humaines ainsi que sur le système d’information et de gestion de la paie.
3) Titre professionnel « Gestionnaire de paie »
Il s’agit d’un titre certifié puisqu’il est inscrit au Répertoire National des Certifications Professionnelles. Profitons de l’occasion pour expliquer la différence entre diplôme et titre certifié. Un diplôme certifie un niveau et un parcours d’études scolaires ou universitaires alors qu’un titre certifié atteste des connaissances, compétences et aptitudes nécessaires à l’exercice d’une profession ou d’une activité relevant d’un domaine professionnel.
Le titre professionnel gestionnaire de paie est de niveau 3, c’est-à-dire équivalent à un BTS ou un DUT. Il est composé de deux certificats de compétences professionnelles (CCP) correspondant à des activités précises. Cette formation peut s’effectuer par le biais de la formation continue, en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, ainsi que dans le cadre de la VAE.
D/ Le salaire et l’évolution du gestionnaire de paie
Divers critères tels que la mission globale confiée au gestionnaire ou la taille de l’entreprise influent sur le salaire mais la moyenne se situe entre 2 500 et 2 800 € bruts mensuels.
Quelques années d’expérience peuvent amener le gestionnaire de paie à évoluer vers un poste de responsable de service paie ou de responsable financier. Il a également la possibilité d’opter pour un poste plus généraliste, tel que responsable des ressources humaines (RRH) ou directeur des ressources humaines (DRH).
E/ Les avantages et les inconvénients du métier
- Les offres d’emploi étant plus nombreuses que les candidats, le métier ne connaît pas le chômage et les gestionnaires de paie spécialisés sont très recherchés en cabinet spécialisé ou en cabinet d’expertise comptable.
- La paie est un métier d’avenir, que ce soit en tant que telle ou comme porte d’entrée dans les métiers des ressources humaines ; pour un gestionnaire de paie ayant fait ses armes en cabinet, son expérience professionnelle est extrêmement appréciée des entreprises.
- Il s’agit d’un métier très diversifié ne se limitant pas seulement à la paie mais touchant également à la comptabilité, aux ressources humaines et au droit. Il ne génère donc pas de sentiment de lassitude liée à une tâche répétitive.
- La pénurie de candidats entraîne comme conséquence directe la revalorisation des rémunérations et une attention particulière portée par les cabinets d’expertise comptable aux évolutions de carrière susceptibles d’être proposées aux gestionnaires de paie.
- Le principal inconvénient de ce métier est le stress que peuvent générer les périodes de paie et de déclarations diverses (plus spécialement les déclarations de cotisations), l’ensemble des déclarations sociales et de l’établissement des bulletins de salaire devant se faire dans un laps de temps assez court.
- Il ne faut pas non plus oublier que les changements dans la législation et les jurisprudences sont extrêmement fréquents. Faute de temps pour assurer cette surveillance durant les heures ouvrables, il n’est pas rare de devoir se plonger dans la lecture de toute cette documentation à son retour à la maison une fois la journée de travail terminée.